STANDAR
OPERASIONAL PROSEDUR
BADAN
EKSEKUTIF MAHASISWA
KELUARGA
MAHASISWA POLITEKNIK KESEHATAN MAKASSAR
SOP (BEM-KEMA PKM)
2012
“Tetaplah Semangat dan Terus Motivasi Diri”
Disusun
oleh
Ketua
BPM dan Presiden BEM KEMA-PKM
Sebuah Pedoman dan Rancangan
Dasar yang Kelak Akan Kita Pertanggungjawabkan
Kata
Pengantar
Alhamdulillah
rabbil alamin, segala puji hanya bagi Allah Azza wa Jalla, Shalawat dan salam senantiasa
kami sampaikan kepada junjungan kita Nabi Muhammad SAW, beserta keluarga, para
sahabat dan pengikutnya.
Badan
Eksekutif Mahasiswa atau yang sering kita singkat dengan BEM pada dasarnya
merupakan suatu badan keorganisasian tertinggi dalam wilayah kampus. Hal ini
tentu karena besarnya tanggung jawab yang harus dijalan oleh organisasi itu
sendiri dan memang dinilai perlu adanya pusat koordinasi agar tidak terjadi
diskomunikasi atau benturan kegiatan yang terjadi antara satu organisasi dengan
organisasi lainnya.
Sebagai sarana
mahasiswa ke arah perluasan wawasan, peningkatan kecendekiawanan, dan
integritas kepribadian untuk mencapai tujuan perguruan tinggi, Badan Eksekutif
Mahasiswa Keluarga Mahasiswa Politeknik Kesehatan Makassar diharapkan dapat
menyelenggarakan kegiatan yang terkelola dengan baik. Pengelolaan kegiatan yang
baik dan optimal dapat terjadi bila koordinasi antara perguruan tinggi sebagai
lembaga struktural dan organisasi kemahasiswaannya sebagai kelengkapan non struktural
terjalin dengan baik.
Dengan
terpilihnya kami
sebagai pemimpin BPM dan BEM
Keluarga Mahasiswa Politeknik Kesehatan Makassar periode
2011-2012
maka kami
merasa perlu adanya Standar
Operasional Prosedur (SOP) sebagai pedoman dan rancangan
dasar bagi BEM KEMA-PKM agar
memiliki arah dan tujuan yang jelas dalam mengarungi setahun perjuangannya
nanti.
Semoga Standar
Operasional Prosedur (SOP) ini bermanfaat bagi semua pihak. Dengan demikian
kegiatan kemahasiswaan yang mandiri, kreatif, dan bermutu yang diselengggarakan
di Politeknik Kesehatan Makassar dapat terwujud.
Penyusun
Ketua BPM & BEM KEMA-PKM
2011-2012
STANDAR
OPERASIONAL PROSEDUR
BADAN
EKSEKUTIF MAHASISWA
KELUARGA
MAHASISWA POLITEKNIK KESEHATAN MAKASSAR
“Tetap Semangat teman-teman,
karena sesungguhnya jiwa yang hidup adalah jiwa yang tetap memelihara
semangat-nya”
PENDAHULUAN
Manusia
diciptakan memiliki akal untuk bisa memikirkan hal-hal yang luar biasa di
sekelilingnya hingga menyadari betapa Agungnya Sang Pencipta, yang telah menciptakan
segala sesuatu tanpa sia-sia, maka pantaslah puji dan syukur senantiasa kita
lantunkan pada Sang Khalik Allah SWT, Dzat yang Maha Melihat dan Maha
Mengetahui apa yang tersembunyi.
Badan
Eksekutif Mahasiswa sebagai lembaga kemahasiswaan yang dipercaya menjalankan
amanah besar mahasiswa Politeknik Kesehatan Makassar membutuhkan sebuah
perangkat yang dijadikan standar pedoman kerja selama periode kepengurusan.
Manajemen yang baik sangat diperlukan untuk menghasilkan hasil yang baik. Oleh
karena itu dibuat sebuah “Standart Operational Procedure” yang selanjutnya
disebut SOP.
SOP BEM
KEMA-PKM adalah standar tertulis yang ditetapkan dan diberlakukan oleh BEM
KEMA-PKM untuk jangka waktu satu periode kepengurusan, yang ditujukan agar
terciptanya suatu tertib berorganisasi yang efektif, efisien, akuntabel,
transparan, dan terpercaya dalam menjalankan mekanisme kinerja organisasi dan
mekanisme kinerja dari pelaksanaan program-program kerja yang telah disahkan
maupun belum pada saat rapat kerja.
SOP perlu
dipahami, dimengerti dan dilaksanakan oleh mereka yang akan melaksanakan
kegiatan yang membawa nama Badan Eksekutif Mahasiswa Keluarga Mahasiswa
Politeknik Kesehatan Makassar. SOP dibuat secara tertulis sebagai panduan untuk
mempersiapkan, melaksanakan dan mempertanggungjawabkan sebuah program kerja
yang dilaksanakan Badan Eksekutif Mahasiswa Keluarga Mahasiswa Politeknik
Kesehatan Makassar.
HIDUP
MAHASISWA POLTEKKES ...........!!!
HIDUP
MAHASISWA INDONESIA ..........!!!
HIDUP
RAKYAT INDONESIA ..............!!!
BAB
I
BADAN
EKSEKUTIF MAHASISWA
KELUARGA
MAHASISWA POLITEKNIK KESEHATAN MAKASSAR
A. SEJARAH
Keberadaan lembaga mahasiswa menjadi
sangat penting apabila kita menyadari peran dan fungsi lembaga tersebut
terkontribusi dalam mengimplementasikan ilmu yang di peroleh di bangku
perkuliahan kepada masyarakat luas. Lembaga kemahasiswaan sebagai miniatur
lembaga-lembaga kampus maupun masyarakat juga merupakan suatu wadah untuk
melanjutkan cita-cita kemahasiswaan yaitu menjadikan seluruh kegiatan lembaga
kemahasiswaan sebagai proses pengkaderan yang diharapkan akan menghasilkan
manusia yang intelek, humanis, sosialis dan dinamis.
Salah satu unsur terpenting dalam
perguruan tinggi adalah mahasiswa. Mahasiswa dalam melaksanakan proses
akademik tidak terlepas dari pengaruh faktor internal. Factor internal yang
dimaksud adalah kondisi atmosfer akademik dalam kampus sedangkan untuk faktor
eksternal sangat dipengaruhi oleh kondisi sosial masyarakat, baik yang ada
disekitar kampus maupunn masyarakat secara keseluruhan.
Untuk mewadahi atau menfasilitasi kedua
factor tersebut mahasiswa sebagai bagian dari civitas akademika yang ada di
kampus perlu suatu wadah dalam menjalankan aspirasinya, baik aspirasi untuk
kepentingan mahasiswa itu sendiri maupun aspirasi masyarakat secara
keseluruhan. Untuk itulah mahasiswa yang ada di Lingkungan Politeknik Kesehatan
Makassar perlu suatu wadah untuk menampung dan menjalankan aspirasi serta
memenuhi potensi atau bakat yang ada pada mahasiswa, sehingga dibentuklah suatu
wadah atau lembaga kemahasiswaan yaitu Badan Eksekutif Mahasiswa ( BEM ).
Selama masa 9 tahun kekosongan pemerintahan mahasiswa
di tingkat Politeknik kesehatan Makassar itu
, pendirian Badan Eksekutif Mahasiswa diawali dengan pembentukan Badan Pekerja
Organisasi yang terdiri dari pengarah antara lain ; Rusdin (Analis Kesehatan),
Ardiansyah (Farmasi), dan Teuku Indra (Analis Kesehatan) di Rekomendasikan oleh
Ketua BPM 2010-2011 yakni La Ode Marsudi serta untuk panitia pelaksana yang
diketuai oleh saudara Muh. Farid Ananda H. dalam pelaksaan musyawarah besar IX
Badan perwakilan mahasiswa.
Sebagai
lembaga formal dan independent dalam kampus Politeknik Kesehatan Makassar
pembentukan Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM) diawali dengan dilakukannya
Musyawarah Besar IX (MUBES IX) Politeknik Kesehatan Makassar yang dilaksanakan
pada tanggal 21-27 Mei 2011 di kampus Politeknik Kesehatan Makassar.
Melalui kesepakatan forum BPM, HMJ dan UKM Politeknik kesehatan Makassar,
terbentuklah Badan Eksekutif Mahasiswa yang ditandai dengan Surat Keputusan
Direktur Politeknik Kesehatan Makassar tentang Pembentukan Pengurus Badan
Eksekutif Mahasiswa (BEM) Politeknik Kesehatan Kemenkes Makassar dengan Nomor :
DL.02.02.02.0032
B. VISI,
MISI, LAMBANG, MOTO DAN ATRIBUT
1. VISI
Mewujudkan BEM Politeknik Kesehatan Makassar sebagai lembaga yang
professional dan berkontribusi dalam menciptakan kader-kader bangsa yang
berakhlak, intelektual dan religius dalam membangun peradaban
2. MISI
(1) Melahirkan karakter kepemimpinan
masa depan dengan penguatan pada aspek moralitas, intelektualitas, dan
mentalitas religius.
(2) Membangun profesionalisme dan
komunikasi antara lembaga intra maupun ekstra di Politeknik Kesehatan Makassar.
(3) Mengembangkan potensi kreativitas
dan keilmuan mahasiswa.
(4) Menjadi perekat seluruh elemen
mahasiswa dalam kampus Politeknik Kesehatan Makasar.
(5) Mewujudkan pelayanan advokasi untuk
mahasiswa dan masyarakat.
3. 
LAMBANG
Arti
Lambang :
(1)
Tulisan
Badan Eksekutif Mahasiswa dibagian atas menandakan BEM adalah Badan Eksekutif
Mahasiswa tertinggi di lingkungan Politeknik Kesehatan Makassar
(2)
Delapan
sayap melambangkan
(3)
Lambang
Bakti Husada melambangkan mahasiswa dengan insan kesehatan.
(4)
Latar
hitam melambangkan jiwa yang kokoh layaknya warna hitam.
4.
MOTO
BEM
KEMA-PKM memiliki motto “total dalam
bekerja, kreatif dalam berkarya dan loyal dalam mengabdi”. Bahwa melalui
seluruh aktivitasnya BEM KEMA-PKM bekerja sepenuh hati, dapat secara kreatif
dalam memberikan karya atau manfaat yang dirasakan secara konkrit oleh civitas
akademika dan masyarakat serta loyal dan gigih dalam mengabdi bagi bangsa,
negara dan agama. BEM KEMA-PKM mampu
memberikan sumbangsih dalam mengatasi permasalahan – permasalahan yang dihadapi
oleh bangsa dan umat manusia, sehingga eksistensi BEM KEMA-PKM sebagai Lembaga
Kemahasiswaan semakin kuat mengakar.
5.
ATRIBUT
Atribut BEM
KEMA-PKM adalah bendera berwarna putih, bergambar lambang BEM BEM KEMA-PKM
“Kunci
kemenangan dari setiap perjuangan adalah pada barisan para pejuangnya”
BAB II
STRUKTUR
ORGANISASI DAN JOBDESCRIPTION
A.
STRUKTUR BEM KEMA-PKM
STRUKTUR
PENGURUS
BADAN
EKSEKUTIF MAHASISWA
KELUARGA
MAHASISWA POLITEKNIK KESEHATAN MAKASSAR
“Hambatan-hambatan utama terhadap perencanaan yang sukses adalah takut
berubah, sikap cuek, ketidakpastian tentang masa depan, dan kurangnya
imajinasi.”
B.
JOBDESCRIPTION
1. Presiden
Bertanggung jawab penuh terhadap aktivitas dan
kinerja Badan Eksekutif Mahasiswa Keluarga Mahasiswa Politeknik Kesehatan
Makassar selama satu periode kepengurusan.
o
Sebagai koordinator
kebijakan BEM KEMA-PKM, baik internal maupun eksternal
o
Menjalankan fungsi
kepemimpinan lembaga kemahasiswaan di tingkat Poltekkes
o
Memberikan pengarahan
dan pendampingan dalam berjalannya roda organisasi.
o
Membuat kebijakan
strategis BEM KEMA-PKM.
o Memberikan mandate, mengangkat, dan memberhentikan pengurus serta badan
kepanitiaan lainnya.
o Mengkoordinasikan seluruh program dan kegiatan lembaga mahasiswa yang ada
dibawah koordinasi BEM KEMA-PKM.
o Mengkoordinasikan fungsi atau kementerian sehingga tercipta sinergitas kementerian.
o Bertanggung jawab terhadap seluruh kebijakan yang dikeluarkan oleh BEM KEMA-PKM.
2. Wakil Presiden
Bertanggung jawab penuh membantu Presiden selama
satu periode kepengurusan serta berwenang dalam membantu menjalankan roda
organisasi BEM KEMA-PKM
o
Menjalankan roda koordinasi dan
komunikasi antar organ/perangkat kelembagaan BEM KEMA-PKM
o
Melakukan pemantauan dan pendampingan
pelaksanaan kegiatan BEM KEMA-PKM
o
Membantu pelaksanaan fungsi dan tugas Presiden
apabila berhalangan.
o
Bertanggung jawab kepada Presiden
3. Sekretaris Jenderal
o Menggantikan fungsi dan kerja Presma dan Wapresma
ketika berhalangan
o Mengatur keadaan internal BEM
o Melakukan proses pengarsipan terhadap semua kegiatan
di BEM
o Membangun rasa kekeluargaan dan kesolidan untuk PH
BEM
o Bekerja sama dengan Biro Kesekretariatan terkait
Pengarsipan dan tata kerja Kesekretariatan di BEM
o Mengontrol setiap kegiatan dan kebijakan yang ada di
BEM
o Meningkatkan kapasitas dan integritas PH BEM
o Memberikan laporan secara tertulis kepada Presma
sebagai bahan evaluasi tiap akhir bulan.
1.1 Biro
Kesekretariatan
o
Bertanggung
jawab dalam pengelolaan fisik kesekretariatan BEM sehingga terasa nyaman
o
Pengelolaan BEM
Politeknik Kesehatan Makassar Center sebagai penampung aspirasi.
o
Memberikan
pelayanan kepada mahasiswa dan masyarakat terkait dengan advokasi.
o
Memberikan
laporan secara tertulis kepada Sekjen dan Presma sebagai bahan evaluasi tiap
akhir bulan.
4. Bendahara Umum
o Mengatur sistem pengelolaan keuangan di BEM
o Melakukan pengawasan dan pengontrolan terhadap
penggunaan dana kemahasiswaan di kampus
o Membentuk komunitas Bendahara lembaga di kampus yang
memiliki moralitas, intelektualitas, dan mentalitas yang baik
o Memberikan laporan secara tertulis kepada Presma
sebagai bahan evaluasi tiap akhir bulan
DESKRIPSI, TUGAS DAN WEWENANG KEMENTERIAN
1.
Kementerian Pengembangan Sumber Daya Mahasiswa dan
Organisasi
o
Melakukan
Perekrutan anggota BEM Membangun jaringan dengan lembaga lain dalam proses
kaderisasi
o
Membentuk
kelompok belajar bekerjasama dengan HIMA/HMJ di Lingkungan Politeknik Kesehatan
Makassar.
o
Melakukan
pendataan mahasiswa Politeknik Kesehatan Makassar, Membentuk karakter kepemimpinan dengan
penguatan pada moralitas, intelektualitas, dan mentalitas.
o
Melakukan
pengawasan dan upgrading skill pengurus dan anggota BEM pada khususnya serta
mahasiswa Politeknik Kesehatan Makassar pada umumnya
o
Bertanggung jawab
atas kinerja dari dibawahnya.
o
Memberikan
laporan secara tertulis kepada Presma sebagai bahan evaluasi tiap akhir bulan.
GAMBARAN KEGIATAN YANG MENJADI TANGGUNG JAWAB
Training for Trainer, Pelatihan Manajemen Sidang,
Training Managemen Organisasi
Forum Akademik :
Seminar, Symposium, Loka Karya, Diskusi Panel
2.
Kementerian Keuangan
o Membangun kultur berwirausaha di BEM secara khusus dan
kampus secara umum.
o Mengadakan kegiatan yang berorientasi keuntungan untuk
memberikan tambahan dana bagi kegiatan BEM
o Meningkatkan kemampuan Enterpreneur.
o Memberikan laporan secara tertulis kepada Presma
sebagai bahan evaluasi tiap akhir bulan.
GAMBARAN KEGIATAN YANG MENJADI TANGGUNG JAWAB
Program beasiswa koperasi
Bursa buku, penjualan atribut kemahasiswaan (paket BEM)
Asrama mahasiswa; MAsjid kampus
Bimbingan dan konseling (BK)
3.
Kementerian Keilmuan dan Penalaran
Ilmiah
o
Mendukung iklim
berbasis riset di kalangan mahasiswa Politeknik Kesehatan Makassar bersama
lembaga, dosen, dan managemen untuk mengembangkan kelimuan di lingkungan
kampus.
o
Memberikan
pelayanan yang bermanfaat dalam bidang riset dan teknologi untuk mahasiswa dan
masyarakat.
o
Bersama dengan
lembaga untuk menjaring potensi kreativitas dan keilmuan mahasiswa Politeknik
Kesehatan Makassar.
o
Membangun kultur
menulis di lingkungan BEM dan kampus.
o
Membentuk
Komunitas jurnalis di kampus Bekerja sama dengan Kementeria/Departemen/Biro
terkait dalam hal pewacanaan dan propaganda isu-isu strategis
o
Memberikan
laporan secara tertulis kepada Presiden sebagai bahan evaluasi tiap akhir
bulan.
GAMBARAN KEGIATAN YANG MENJADI TANGGUNG JAWAB
Lomba Ilmiah (Kompetisi) :
Lomba karya tulis, Pemilihan Mahasiswa berprestasi,
Pameran ilmiah, Lomba karya Inovatif,
Program Kreatifitas Mahasiswa
English Lover Club,dll
4.
Kementerian Advokasi dan Kebijakan
Mahasiswa
o
Memberikan
pewacanaan isu-isu strategis kepada semua pengurus BEM maupun masyarakat
kampus.
o
Memberikan
kepahaman pentingnya berpolitik bagi seluruh mahasiswa Politeknik Kesehatan
Makassar.
o
Bekerjasama
dengan UKM dan HIMA dalam mengkordinir dan membina setiap kegiatan minat dan
bakat mahasiswa
o
Memberikan
laporan secara tertulis kepada Menteri sebagai bahan evaluasi tiap akhir bulan.
o
Menumbuhkan
kepekaan dan kepedulian dalam hal Advokasi kepada internal BEM Membangun
jaringan yang dapat mendukung proses advokasi sehingga bisa dirasakan secara
optimal
o
Membangun
jaringan dengan lembaga eksternal kampus dan tokoh masyarakat
o
Meningkatkan
pelayanan sosial dan kesejahteraan bagi mahasiswa dan masyarakat
o
Menumbuhkan
rasa solidaritas dan kepedulian social di lingkungan Kampus
o
Memberikan
laporan secara tertulis kepada Presma sebagai bahan evaluasi tiap akhir bulan.
GAMBARAN KEGIATAN YANG MENJADI TANGGUNG JAWAB
Kemah bakti, Donor darah, KSR PMI (Tanggap bencana)
Desa binaan, Bakti social, Aksi damai, dll
BEM Se-Makassar
Forum komunikasi Mahasiswa Politeknik Se-Indonesia (FKMPI)
Study banding, out sourcing, Study tour, dll
5.
Kementerian Komunikasi dan Informasi
o
Membangun
komunikasi dengan lembaga dan managemen Politeknik Kesehatan Makassar
o
Mempublikasikan
permasalahan dan isu-sisu yang berkembang di dalam atau luar lingkungan kampus
o
Melakukan
fungsi pencitraan untuk BEM Mengkordinir semua lembaga di kampus agar dapat
bekerja sama dengan baik
o
Bekerja sama
dengan semua Kementerian untuk menjalankan fungsi kelembagaan
o
Menginformasikan
semua jenis kegiatan BEM melalui segala jenis media yang ada
o
Membuat dan
memperkuat media online (FB,SMS,Blog,dll) untuk mempermudah alur komunikasi
dengan lembaga intra maupun ekstra kampus.
o
Memberikan
laporan secara tertulis kepada Presma sebagai bahan evaluasi tiap akhir bulan.
GAMBARAN KEGIATAN YANG MENJADI TANGGUNG JAWAB
Pengenalan Kampus (PEKA)
FUN Day
Forum silaturahmi mahasiswa
Membentuk sarana aspirasi mahasiswa, dll
6.
Kementerian Seni dan Olahraga
o
Menyalurkan dan
mengembangkan minat dan bakat bidang Olahraga pengurus BEM maupun warga kampus.
o
Memberikan
apresiasi bagi mahasiswa Politeknik Kesehatan Makassar yang memiliki prestasi
dalam bidang olahraga.
o
Memberikan
laporan secara tertulis kepada Presma sebagai bahan evaluasi tiap akhir bulan.
GAMBARAN KEGIATAN YANG MENJADI TANGGUNG JAWAB
Kegiatan Olah raga (Contoh: Futsal, Volley Ball, Silat, dll)
Kegiatan Kesenian (Contoh: Paduan suara mahasiswa)
Pers Kemahasiswaan; Korps Search and Rescue (KSR) PMI
7.
Kementerian Keagamaan
9.1 Kementeria/Departemen/Biro
Kerohanian Islam
·
Mengadakan training atau pelatihan
dalam mengembangkan potensi keagamaan
·
Mengkoordinir kegiatan-kegiatan
keagamaan dalam kampus
·
Melakukan koordinasi dengan UKM
LDK-Gamais dan Kerohanian Islam di HIMA dalam pelaksanaan kegiatan keagamaan.
·
Memberikan
laporan secara tertulis kepada Presma sebagai bahan evaluasi tiap akhir bulan.
9.2 Kementeria/Departemen/Biro
Kerohanian Kristen
·
Mengkoordinir kegiatan-kegiatan
keagamaan dalam kampus dan bekerjasama dengan UKM PERMAKRIS dan Kerohanian
Kristen di HIMA.
·
Memberikan
laporan secara tertulis kepada Presma sebagai bahan evaluasi tiap akhir bulan.
“Jika satu ons aksi jauh lebih bermakna daripada 1
ton teori, maka bayangkanlah seberapa besar makna yang akan kita dan orang lain
rasakan ketika kita berhasil mengaplikasikan segala teori kita”
BAB III
PERANAN DAN
FUNGSI
BADAN
EKSEKUTIF MAHASISWA
A.
PERAN BEM KEMA-PKM
1. Peran Sosial
Sebagai lembaga publik yang bergerak di bidang sosial,
BEM Politeknik Kesehatan Makassar akan banyak bersinggungan dengan berbagai
kebutuhan mahasiswa dan masyarakat terutama dalam perubahan sosial. Kepekaan
dan kepedulian pengurus BEM akan menentukan tingkat pelayanan yang akan
diberikan.
2. Peran Politik
Dalam bidang politik, BEM Politeknik Kesehatan
Makassar akan tetap mengkawal semua kebijakan politik baik dari pihak kampus
maupun pemerintah. Dalam hal ini, bukan berarti BEM terlibat dalam kepentingan
politik yang hanya mengejar kekuasaan, tapi lebih pada gerakan politik nilai.
Yaitu, gerakan yang berorientasi terciptanya nilai-nilai ideal kebenaran,
keadilan, humanism (kemanusiaan), profesionalitas, dan intelektualitas dalam
seluruh aspek pengelolaan.
B.
FUNGSI BEM KEMA-PKM
1. Pelayanan
BEM Politeknik Kesehatan Makassar sebagai lembaga public, memiliki fungsi untuk
meningkatkan pelayanan terhadap kebutuhan mahasiswa dan masyarakat. Bukan untuk
memberikan kepuasan dari setiap keinginan mahasiswa, tapi berusaha untuk mewujudkan
tingkat kebutuhan dengan skala prioritas yang paling tinggi. Hingga nantinya
targetan besar BEM Politeknik Kesehatan Makassar bisa tercapai dalam
menjalankan fungsi pelayanan ini.
2. Kaderisasi
Sebagai lembaga eksekutif di wilayah Kampus, maka
semua kader BEM akan menjadi panutan atau teladan bagi mahasiswa Politeknik
Kesehatan Makassar lainnya. Oleh karena itu, moral dan karakter semua kader BEM
harus mengalami peningkatan melalui proses kaderisasi ini. Bukan hanya untuk
internal BEM, tapi juga untuk membentuk karakter mahasiswa Politeknik Kesehatan
Makassar secara keseluruhan.
3. Aspirasi
Untuk dapat memberikan pelayanan yang maksimal kepada
mahasiswa dan masyarakat, BEM perlu untuk mengetahui tingkat kebutuhan yang
sangat diprioritaskan. Harapannya kerja-kerja yang dilakukan BEM bisa lebih
efektif dan efisien bagi mahasiswa dan masyarakat.
4. Kordinasi
BEM sebagai lembaga tertinggi di lingkungan Kampus
memiliki tanggung jawab untuk mengkordinir lembaga yang ada di bawahnya
sehingga bisa bisa bergerak bersama untuk mencapai tujuan bersama.
BAB IV
KOORDINASI
PENGURUS
DAN TATA
LAKSANA ORGANISASI
A. SISTEM KOORDINASI
INTERN PENGURUS
1.
Pengantar
Kepengurusan
BEM KEMA-PKM tidak akan berjalan lancar tanpa adanya koordinasi, integrasi dan
evaluasi yang sangat kuat. Untuk melaksanakan hal tersebut maka diturunkan
dalam bentuk rapat, baik dilakukan dalam lingkup pengurus inti (Presiden, Wakil
Presiden, Sekretaris Jenderal dan biro kesekretariatan, Bendahara Umum dan Ketua
Kementerian), rapat kementerian, rapat koordinasi, rapat kerja dan sebagainya.
2.
Rapat
Rapat/pertemuan
dapat digunakan sebagai wahana untuk mengukur, mengevaluasi kemajuan kerja Kementerian
selama masa kepengurusan. Hasil-hasil rapat, selain diketahui oleh pengurus
yang terlibat pada rapat tersebut juga dimungkinkan semua pengurus BEM KEMA-PKM
dapat mengetahui hasil rapat tersebut.
a.
Pimpinan
Rapat
1. Rapat pengurus inti
dipimpin oleh Presiden BEM KEMA-PKM atau Sekretaris Jenderal tau pengurus inti
yang diberikan wewenang.
2. Rapat Kementerian
dipimpin oleh Ketua Kementerian atau anggota Kementerian yang diberikan
wewenang.
3. Rapat Kepanitiaan
dipimpin oleh Ketua Panitia, didampingi oleh Panitia SC, Ketua Kementerian.
b. Undangan Rapat
1. Undangan Rapat Pengurus
inti dibuat oleh Sekretaris Jenderal kemudian disebarkan Ketua Kementerian.
2. Undangan rapat
Kepanitiaan dibuat oleh Sekretaris Panitia dan diserahkan kepada humas untuk
disebarkan kepada anggota panitia.
3.
Macam
Rapat
Rapat-rapat
yang dilaksanakan dapat diklasifikasikan sebagai berikut :
a. Rapat kerja
1. Pelaksanaan rapat kerja
dilaksanakan sebanyak 2 kali, yaitu pada awal pembentukan kepengurusan dan
Pertengahan kepengurusan BEM KEMA-PKM).
2. Agenda
a) Rapat Kerja I
o
Sosialisasi Visi, Misi dan Tujuan
Organisasi oleh Presiden BEM KEMA-PKM.
o
Pembahasan Jobdescription pengurus BEM
KEMA-PKM.
o
Pembahasan Standart Operasional
Prosedur BEM KEMA-PKM.
o
Pembahasan Rencana Strategis BEM
KEMA-PKM.
o
Pembuatan, pembahasan dan Penetapan
Program Kerja.
o
Pembahasan Anggaran Keuangan
b) Rapat Kerja II
o
Laporan pengurus selama setengah
periode
o
Evaluasi Program dan Kinerja Pengurus
o
Analisis dan Pembahasan Program
o
Rekomitmen Pengurus
b. Rapat Pimpinan
1. Rutin dilaksanakan
sesuai kebutuhan.
2. Agenda :
o
Menentukan
kebijakan ditingkat Poltekkes bila tidak memungkinkan dilangsungkan rapat pleno
pengurus.
o
Silaturahmi
pengurus
o
Evaluasi
program kerja yang sedang dan akan dilaksanakan
o
Penjadwalan
aktivitas bulan berikutnya.
3. Diikuti seluruh
pengurus inti
c.
Rapat
Kementerian
A. Rutin dilaksanakan
sesuai dengan kebutuhan
B. Agenda :
o Menentukan kebijakan
teknis di tingkat Kementerian
o Silaturahmi anggota
Kementerian
o Evaluasi program kerja
yang telah dan sedang berjalan.
o Penjadwalan aktivitas
Kementerian dalam dua pekan mendatang.
o Strategi pencapaian
program.
C. Diikuti ketua
Kementerian, dan seluruh staf Kementerian
d. Rapat Koordinasi
Kegiatan
1. Dilaksanakan sesuai
dengan kebutuhan
2. Agenda
o
Membahas hal-hal yang berkaitan dengan
penyelenggaraan kegiatan.
o
Pembahasan rencana, persiapan dan
pelaksanaan.
o
Penyampaian Jobdesc oleh Ketua Panitia
o
Pembahasan manajemen kegiatan
o
Diakhir pelaksanaan kegiatan dilakukan
evaluasi.
B. TATA LAKSANA ORGANISASI
1. Pelaksanaan
Pelaksanaan
tugas dan wewenang masing-masing pengurus diatur dalam Peraturan Presiden dan
Job Description yang disusun Presiden BEM KEMA-PKM.
2. Hierarki kepengurusan
Hierarki
hubungan antara pimpinan dan staff kepengurusan adalah komando sedangkan antar
staff kepengurusan adalah koordinasi.
3. Mekanisme Laporan
o
Setiap
pengurus wajib melaporkan kegiatan kepada Presiden BEM KEMA-PKM paling lambat 2
(dua) minggu setelah kegiatan.
o
Pengurus
BEM KEMA-PKM wajib melaporkan kegiatan kepada BPM paling lambat 1 bulan setelah
melaksanakan kegiatan.
o
Jika
dalam waktu yang ditentukan BEM KEMA-PKM tidak memberikan laporan, maka BPM
berhak memberikan surat teguran.
4. Mekanisme peringatan
o
Apabila
terdapat pengurus yang melakukan hal-hal yang tidak sesuai dengan aturan yang
berlaku di BEM KEMA-PKM, maka akan diberikan peringatan pertama secara lisan.
o
Apabila
peringatan pertama tidak diindahkan, maka akan diberikan peringatan kedua
berupa surat teguran.
o
Surat
panggilan akan diberikan jika 2 (dua) kali surat teguran diabaikan.
BAB V
KEUANGAN
A.
ADMINISTRASI KEUANGAN
1) Administrasi keuangan
merupakan bagian penting dalam proses pencatatan pengikhtisaran dan pelaporan
keuangan suatu organisasi.
2) Laporan keuangan yang
akurat hanya dapat disusun jika setiap transaksi telah dicatat dengan tepat,
maka dalam tahap pencatatan ini, setiap cash flow yang masuk dan keluar dicatat
dalam buku kas, buku tabungan disamping mendokumentasikan sumber asli dari
transaksi-transaksi.
B.
PENGELOLAAN DAN
PENGGUNAAN DANA
1)
Ketentuan Umum
a. Pengajuan dana hanya
dapat dilakukan oleh Bendahara Umum dan atau Presiden dengan sepengetahuan
Bendahara Umum.
b. Semua bentuk
administrasi keuangan BEM harus melalui Bendahara Umum
c. Semua pengeluaran dari
BEM KEMA-PKM harus menggunakan kwitansi dari Bendahara Umum dan mendapat
persetujuan Presiden.
d. Hal – hal mengenai
pengelolaan dan penggunaan dana BEM KEMA-PKM yang belum di atur dalam bab ini
akan diputuskan melalui Rapat Pengurus Harian.
2)
Kas BEM KEMA-PKM
a. Dana BEM dikelola
secara terpusat oleh Bendahara Umum/Poltekkes.
b. Pengeluaran dana di
luar proker dan bersifat insidental atas persetujuan Presiden BEM dengan
pertimbangan Bendahara umum.
c. Bendahara Umum BEM
KEMA-PKM mempertanggunggjawabkan hasil administrasi keuangan selama satu
periode kepengurusan kepada Kongres di akhir kepengurusan.
3)
Dana
Kepanitiaan
a. Setiap bidang dan Kementerian/Departemen/Biro
yang akan menyelenggarakan kegiatan memperoleh dana dari Poltekkes melalui
Bendahara umum.
b. Apabila terdapat dana
sisa pasca kegiatan, maka seluruh dana yang masih ada harus dikembalikan ke
Bendahara umum.
c. Biaya pembubaran
panitia diserahkan pada kebijakan Bendahara Umum dengan persetujuan Presiden.
d. Seluruh dana sosial
disalurkan pada yang berhak menerima.
e.
Peminjaman
uang di luar kas BEM KEMA-PKM untuk kepentingan pelaksanaan kegiatan harus
sepengetahuan Bendahara Umum dengan dilampiri bukti tertulis.
4)
Dana Pendelegasian
Dana
dari Poltekkes dan atau kas BEM KEMA-PKM yang digunakan untuk pendelegasian
harus dipertanggungjawabkan oleh delegasi yang bersangkutan dengan cara :
a.
Delegasi harus
membuat LPJ tertulis yang diserahkan pada Sekretaris jendral
b.
Membuat laporan
keuangan pada Bendahara maksimal 7 hari pasca kegiatan
c.
Sisa dana
pendelegasian 100 % harus dikembalikan ke BEM KEMA-PKM.
BAB VI
ADMINISTRASI
A.
PENDAHULUAN
Berbicara
istilah kesekretariatan akan selalu berhubungan dengan sekretaris, baik itu
sekretaris Jenderal maupun skretaris dalam kepanitiaan. Kesekretariatan
merupakan salah satu elemen yang paling penting dalam mendukung program kerja
dan kegiatan dalam suatu organisasi. Selain kelancaran administrasi merupakan
suatu tolok ukur keberhasilan organisasi (dalam hal ini BEM KEMA-PKM). Apalagi
sejarah perjalanan sebuah organisasi yang telah dicapai perlu dirapihkan dan
diarsipkan, sehingga kemampuan administrative semakin diperlukan. Administrasi
bukanlah suatu hal yang menyulitkan, justru sangat penting untuk regenerasi dan
pembelajaran pengurus. Banyak data yang menunjukan bahwa pengelolaan
administrasi yang lemah dapat menurunkan kinerja organisasi.
B.
SURAT MENYURAT
1.
Perlengkapan
Surat
a. Kop Surat (Terlampir)
1)
Kop surat menggunakan
logo standar (dalam hal ini logo Poltekkes dan logo BEM KEMA-PKM).
2) Kop
surat umumnya mencantumkan alamat sekretariat selengkap mungkin di bawah nama
organisasi atau bagian bawah kertas termasuk mencantumkan nama kota, kode pos,
nomor telepon, e-mail dan nomor faximili (bila ada). penggunaan kertas (jenis
dan ukuran kertas) harus sama/standar setiap kali BEM KEMA-PKM mencetak kop
surat baru.
3)
Tipe huruf sebaiknya
konsisten, terutama untuk nama BEM KEMA-PKM.
b. Memorandum
Yaitu suatu
bentuk komunikasi tertulis intern organisasi (antar Kementerian/biro).
Merupakan surat sederhana yang sifatnya formal, dengan ukuran ½ A4.
c. Amplod Surat
Amplop
surat pada umumnya mencantumkan logo, nama, dan alamat BEM KEMA-PKM, sebaiknya
desain senada dengan kop surat, dan ukuran standar amplop cabinet.
d. Stempel/cap
Stempel
atau cap merupakan bukti validasi/legalitas dari surat yang dikeluarkan BEM
KEMA-PKM. Stempel harus disimpan/tidak boleh di bawa keluar karena menyangkut
nama suatu organisasi. Stempel juga boleh dibuat oleh kepanitiaan kepanitiaan
besar. Pencantumannya dapat dilihat pada bagian wewenang pembuatan surat.
(Terlampir)
2.
Pengelolaan
Surat
Berkas dan
atau yang berhubungan dengan surat menyurat disusun berdasarkan klasifikasi dan
penomorannya. Pihak yang bertanggung jawab mengatur penyusunan dan pengelolaan
berkas adalah biro Kesekretariatan.
a. Surat Masuk
Standarisasi
surat masuk
1) Penerimaan surat
Berkas
surat yang diterima Sekretaris Jenderal terlebih dahulu di sortir mana yang
merupakan surat organisasi, surat pribadi/pengurus atau surat-surat lainnya.
Surat organisasi selanjutnya dibuka dan diproses. Sebaiknya disortir lewat
pemilahan, mana surat bagi Presdien BEM KEMA-PKM, Sekteraris Jendral, Bendum
dan Ketua Kementerian.
2) Pencatatan surat
Surat yang
diterima lalu dicatat dalam buku registrasi surat masuk. Berikut point-point
yang dapat dicantumkan :
a) Nomor urut
b) Tanggal Masuk
c) Nama dan Alamat
Pengirim
d) Tanggal dan Nomor surat
e) Perihal/ditujukan untuk
urusan
f) Pihak yang dituju
g) Lampiran
h) Keterangan
Format Buku Registrasi
Surat Masuk
|
No
|
Tangga masuk
|
Alamat pengirim
|
Tgl & No. Surat
|
Perihal
|
Tujuan
|
Lampiran
|
Ket
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3) Penyampaian surat
Setelah dicatat
dalam buku registrasi Surat masuk. Lalu diparaf dan dibubuhi stempel tanggal
(bila ada) atau diberi keterangan tanggal penerimaaan. Kemudian dibuat lembar
disposisi/digandakan, lalu disampaikan pada pihak yang bersangkutan untuk
ditindaklanjuti.
4) Penindaklanjutan surat
Bila pihak/Kementeria/Departemen/Biro
yang bersangkutan perlu membuat surat balasan, pihak harus memberitahukan
kepada Sekretaris Jenderal ,untuk dibuatkan surat balasan. Bila Kementeria/Departemen/Biro/biro
yang bersangkutan memiliki kewenangan untuk membuat sendiri, Kementeria/Departemen/Biro
tsb tetap harus memberitahu Sekretaris Jenderal untuk meminta nomor surat.
5) Penyimpanan surat
Setelah
semua dilaksanakan, berkas surat disimpan oleh :
a) Sekteraris Jendral (surat
asli, untuk keperluan pengarsipan)
b) Kementerian/Kementeria/Departemen/Biro/Biro
yang bersangkutan, bila perlu (difotokopi).
C.
ADMINISTRASI KEARSIPAN
Untuk
memudahkan pengelolaan sistem administrasi dan kesekretariatan yaitu
pengelolaan surat menyurat, surat masuk, maupun surat keluar, pengarsipannya
dan dokumentasi agar teratur dan sistematis, maka sistem pengarsipan surat
menyurat perlu diatur sendiri. Unsur-unsur yang penting untuk dicatat adalah:
1. Nomor urut surat
2. Nomor surat
3. Tanggal diterima
4. Tanggal dikeluarkan
5. Isi surat
6. Asal surat
7. Keterangan
D.
PETUNJUK ADMINISTRASI
1. Berita Acara Rapat
a)
Setiap
Kementerian/Departemen/Biro wajib membuat berita acara/risalah rapat
Kementerian/Departemen/Biro
b)
Sistematika Berita
Acara/risalah rapat Kementerian/Departemen/Biro
Judul (sesuai nama
Kementerian/Departemen/Biro )
Tempat,tanggal
Waktu
Ketua Rapat
Notulen
Peserta
Agenda Rapat
Hasil rapat
c)
Berita Acara Rapat
Kementerian/Departemen/Biro disimpan dan diserahkan pada Sekteraris Jendral
sebagai lampiran laporan bulanan tiap Kementerian/Departemen/Biro.
2. Laporan Bulanan
Kementerian/Departemen/Biro
1) Setiap Kementerian/Departemen/Biro
wajib membuat laporan bulanan secara tertulis, yang diserahkan kepada
Sekretaris jendral, pada saat Rapat Pimpinan BEM KEMA-PKM.
2) Laporan Bulanan diketik
rapi dengan sistematika laporan berikut
a) Pendahuluan
b) Laporan Perkembangan
Departemen
c) Kehadiran dan kinerja
anggota Departemen
d) Laporan keuangan
e) Evaluasi
f) Saran
g) Lampiran:
o Laporan kegiatan yang
telah dilaksanakan oleh Departemen
o Berita Acara rapat
Departemen
3) Laporan bulanan dibuat
rangkap 2 (dua) sebagai arsip BEM KEMA-PKM dan untuk dipublikasikan ke pengurus
BEM KEMA-PKM lainnya. Laporan dikumpulkan dalam bentuk print out dan file dalam
diske/Flash disc/CD.
3. Laporan Akhir Tiap
Kementerian/Departemen/Biro
Di akhir
kepengurusan setiap Kementerian/Departemen/Biro wajib membuat laporan akhir Kementerian/Departemen/Biro
secara tertulis. Laporan akhir tiap Kementerian/Departemen/Biro diketik rapi
dengan sistematika laporan sebagai berikut :
1) Pendahuluan
Pada bagian
ini berisi latar belakang keberadaan Kementeria/Departemen/Biro , hal yang
melandasi pelaksanaan kegiatan dan segala hal yang berhubungan dengan aktivitas
Kementeria/Departemen/Biro .
2) Deskripsi Tugas
Merupakan
gambaran tugas yang diamanahkan oleh Presiden BEM KEMA-PKM kepada Kementeria/Departemen/Biro
dalam rangka mendukung keberlangsungan organisasi.
3) Kondisi Objektif
Kondisi
objektif merupakan situasi ril yang dialami Kementeria/Departemen/Biro ,
biasanya berhubungan dengan kinerja Kementeria/Departemen/Biro, jumlah
personil, kerja sama dan koordinasi anggota Kementeria/Departemen/Biro serta
peran dan fungsi yang diemban Kementeria/Departemen/Biro
4) Program Kerja
Merupakan
rancangan program kerja yang dibuat oleh Kementeria/Departemen/Biro pada saat
rapat kerja ataupun kegiatan insidental yang direncanakan selama periode
kepengurusan.
5) Realisasi Program Kerja
Merupakan
program kerja yang dapat dilaksanakan selama periode kepengurusan oleh Kementeria/Departemen/Biro
. Pada bagian ini dicantumkan bagian-bagian berikut :
a)
Nama
Kegiatan
b)
Tujuan
Kegiatan
c)
Waktu
dan Tempat Kegiatan
d)
Peserta
Kegiatan
e)
Nara
sumber kegiatan
f)
Gambaran
Kegiatan
g)
Alokasi
Dana
h)
Hambatan-hambatan
i)
Evaluasi
dan rekomendasi
6) Hambatan-hambatan dan
Evaluasi
Berisi
hal-hal yang menghambat kinerja pengurus serta evaluasi yang dilakukan untuk memperbaiki
hal tersebut untuk memperbaiki kondisi, fungsi dan peran organisasi khususnya
sesuai Kementeria/Departemen/Biro garapannya.
7) Saran dan Rekomendasi
Berisi
saran dan rekomendasi bagi kepengurusan berikutnya mengenai segala hal yang
dapat memperbaiki kinerja pengurus dan organisasi.
8) Penutup
Pada bagian
penutup berisi harapan, tindak lanjut dan ucapan terima kasih.
Laporan
akhir Kementeria/Departemen/Biro diserahkan kepada Sekretaris Jenderal 3 (tiga)
minggu sebelum Longres dilaksanakan. Laporan dikumpulkan dalam bentuk print out
dan file dalam CD/disket/Flash disc.
BAB VII
KEGIATAN
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
A. PENDAHULUAN
Kegiatan
BEM KEMA-PKM merupakan realisasi dari pelaksanaan rapat kerja yang dilaksanakan
oleh pengurus. Program Kerja yang akan dilaksanakan tersebut, memerlukan
prosedur sistematis dan terorganisir. Kegiatan ini melibatkan tim atau Kementerian
secara kepanitiaan sebagai komponen pendukung berjalannya kegiatan Program
Kerja BEM KEMA-PKM. Unsur sumber daya manusia yang tergabung dalam tim kerja
harus mengetahui ruang lingkup tugasnya masing-masing selama pelaksanaan
Program Kerja BEM KEMA-PKM, untuk mendukung hal tersebut maka dibutuhkan
kejelasan tugas dan teknis pelaksanaannya, yang dikenal dengan SOP (Standar
Operasional Prosedur).
B. PENGERTIAN
Standar
Operasional Prosedur (SOP) merupakan Prosedur sistematis dan terorganisir yang
berisi kerja teknis dari satuan kerja yang dilakukan oleh anggota tim dalam
suatu organisasi dan atau panitia. Prosedur tersebut mendeskripsikan prosedur
pelaksanaan suatu kegiatan dan keadministrasian yang menjadi landasan dalam
setiap kegiatan yang dilakukan oleh seluruh pengurus BEM KEMA-PKM
C. TUJUAN
Adapun
tujuan yang di tetapkannya Standar Oprasional Prosedur adalah sebagai berikut :
1.
Mempermudah pelaksanaan tugas
2.
Mengawasi kinerja Kementerian/Departemen/Biro
dan kepanitiaan agar tidak terjadi tumpang tindih pekerjaan.
3.
Memberi gambaran tugas spesifik sesuai
manajemen kepanitiaan BEM KEMA-PKM.
BAB
VIII
LAPORAN
PERTANGGUNGJAWABAN KEGIATAN
A. PENYUSUNAN
Laporan
Pertanggungjawaban yang selanjutnya disebut LPJ merupakan susunan laporan
kegiatan paska acara. LPJ paling lambat disusun 14 hari setelah pelaksanaan
kegiatan. LPJ dibuat rangkap dua, untuk arsip Sekretaris jenderal dan fakultas.
LPJ terdiri dari :
1. Halaman sampul
2. Lembar pengesahan
3. Pendahuluan
4. Nama kegiatan
5. Tema kegiatan
6. Tujuan kegiatan
7. Waktu dan Tempat
Kegiatan (berdasarkan pelaksanaan kegiatan)
8. Deskripsi kegiatan
9. Sasaran kegiatan
(kepada siapa kegiatan ditujukan, jumlah riil SDM yang terlibat)
10.
Penutup
11. Lampiran-lampiran
o
(Susunan
panitia, Susunan Acara, dan Laporan Keuangan Kegiatan). Untuk memperkuat LPJ,
maka Bukti Pengeluaran Dana, Pre/post Test, Daftar Hadir Peserta, Makalah,
Biodata Pembicara, Daftar Surat Masuk/Keluar, dokumentasi (foto yang
menggambarkan pelaksanaan kegiatan, foto yang menunjukkan spanduk, baliho,
pembicara, tempat kegiatan), dokumentasi sertifikat, piagam penghargaan.
o
atau
hal-hal lain yang penting dan berkaitan erat dengan pelaksanaan kegiatan HARUS
dilampirkan.
o
Untuk
LPJ kepada BPM tidak disertakan fotokopi bukti pengeluaran dana.
B. MEKANISME
PERTANGGUNGJAWABAN
Laporan Pertanggung
Jawaban dibuat secara tertulis dan disampaikan dalam forum Badan Pengurus
Harian selanjutnya diberikan kepada pihak BPM dan poltekkes.
BAB IX
PENUTUP
Demikian
Standart Operational Procedure (SOP) ini dibuat. Semoga dengan adanya SOP ini
semua kegiatan BEM KEMA-PKM dapat berjalan dengan baik. Segala aturan yang
belum tercantum dalam Standar Operational Procedure (SOP) Badan Eksekutif
Mahasiswa Keluarga Mahasiswa Politeknik Kesehatan Makassar akan diatur
dikemudian hari dan semoga SOP BEM KEMA-PKM ini digunakan dengan sebaik-baiknya
untuk kejayaan BEM KEMA-PKM.
“Sebaik-baiknya manusia adalah mereka yang dapat
bermanfaat bagi orang lain.”
KARYA
INI KAMI PERSEMBAHKAN
Kepada Mereka yang Selalu rindu akan lahir kejayaan
Kepada Mereka Para Pewaris tahta nan gemilang
Yang Senantiasa Menapak
Tegak Menyongsong Masa Depan
